همه چیز درباره مدیریت دانش

فرض کنید شما به مشکلی کاری برمی‌خورید. آن را به چند مسئله مجزا تقسیم می‌کنید، اما پاسخ یک سوال را نمی‌توانید بیابید. فرض کنید شرایطی پیش‌آمده که مجبورید خبر بدی به رئیستان بدهید، اما نمی‌دانید چگونه این کار را انجام دهید که او کمتر ناراحت شود. یافتن پاسخ هر یک از این سوالات مستلزم دانش و تجربه‌ خاصی است. ممکن است لازم باشد ساعت‌ها در اینترنت و کتاب‌ها دنبال پاسخ بگردید. یا به دنبال افرادی باشید که پیش از شما، این شرایط را تجربه کرده‌اند و احتمالا پاسخ مناسبی برای پرسشتان دارند. مدیریت دانش این امکان را فراهم می‌کند که شما بتوانید در کمترین زمان، بهترین پاسخ‌ها برای این سوالات بیابید. در این مقاله می‌خواهیم به چیستی مدیریت دانش و جزئیات آن بپردازیم.

دانش چیست؟

برای اینکه بفهمیم مدیریت دانش چیست، ضروری است که مفهوم «دانش» (Knowledge) را درک کنیم. برای تعریف چیستی دانش، باید داده (Data)، اطلاعات (Information) و بصیرت (Wisdom) نیز تعریف شوند.

ما همواره داده‌هایی از محیط اطراف خود می‌گیریم. داده‌ها، اعداد، کلمات و حروفی هستند که به‌خودی‌خود معنا ندارند. وقتی بفهمیم هرکدام از این داد‌ه‌ها بیان‌گر چه چیزهایی هستند، اطلاعاتی درباره محیط خود به دست آورده‌ایم.

مدیریت دانش‌ چیست؟

دو تعریف ساده برای مدیریت دانش چنین هستند. الف) مدیریت دانش در تلاش است دانش ضمنی را به دانش صریح تبدیل کند و آن را در سازمان به اشتراک بگذارد. ب) مدیریت دانش فرآیندی است که سازما‌ن‌ها به واسطه آن، از دارایی‌های معنوی و علمی خود ارزش تولید می‌کنند.

با داشتن این تعاریف، می‌توان گفت مدیریت دانش، به فرآیند‌ تشخیص، دست‌یابی، توزیع و نگهداری دانش ضروری برای فعالیت سازمان گفته می‌شود.

اگر مدیریت دانش را به صورت گسترده‌تر ببینیم، تعاریف دیگری نیز می‌‌توانیم برای آن ارائه دهیم. مدیریت نتیجه‌محور، متمرکز بر داشتن دانش مناسب در مکان، زمان و ساختار درست است. مدیریت فرآیند‌محور متمرکز بر تشخیص، تولید، جمع‌آوری، اشتراک‌گذاری و استفاده از دانش است.

چرا باید دانش را مدیریت کنیم؟

دلایل متعددی برای مدیریت دانش وجود دارد. برخی از مهم‌ترین این دلایل عبارتند از:

الف) امروزه بازارها شدیدا رقابتی هستند. از این روی آهنگ ابداعات و اختراعات زیاد است و دانش خلق‌شده در این میان نیز همواره افزایش می‌یابد. برای حفظ توان رقابتی باید دانش تولید خود را به نحوی بهینه مدیریت و استفاده کنیم.

ب) به دلیل رشد اتوماسیون در صنایع گوناگون، تعداد کارکنان سازمان‌ها کمتر می‌شوند. از سویی برخی از افرادی که به دلایل متعددی بازنشسته می‌شوند. خروج افراد از سازمان به معنی خروج دانش ضمنی آن‌ها و از دست رفتن بخشی از دارایی‌های سازمان است. مدیریت دانش این امکان را فراهم می‌‌آورد که دانش و تجربه افراد به نحو بهینه‌ای به دیگران منتقل و در صورت امکان به دانش صریح تبدیل شود.

پ) به علت رقابت شدید، مدت زمان موجود برای کسب تجربه و دانش کاهش یافته است. در نتیجه باید راهی برای انتقال دانسته‌های افراد به دیگران ایجاد شود.

ت) تغییرات استراتژی سازمانی ممکن است باعث از دست رفتن بخشی از دانش سازمانی در یک حوزه شود.

مدیریت دانش، سازمان را برای حل هرکدام از این مسائل یاری می‌کند.

جنبه‌های مدیریت دانش‌

مدیریت دانش دو جنبه اصلی دارد: مدیریت اطلاعات و مدیریت افراد. هر دو جنبه مدیریت دانش برای دو رفع دغدغه اصلی ایجاد شده‌اند: ایجاد یک سازمان خلاق و تولید سود‌ فراتر از انتظارات اولیه.

مدیریت اطلاعات

مدیریت اطلاعات به مدیریت دانش صریح در سازمان گفته می‌شود. این جنبه از مدیریت دانش، ناظر بر تولید، ثبت و انتشار دانش صریح در سازمان است. پس از آنکه مدیران متوجه شدند اطلاعات منبعی مهم برای حفظ توان رقابتی شرکت است، روش‌ها و الگوهایی برای مدیریت اطلاعات تدوین کردند. در ادامه این فعالیت‌ها مفاهیمی همچون «تحلیل اطلاعات» (Information Analysis) و «طرح‌ریزی اطلاعات» (Information Planning) و ابزارهایی برای این کار پدید آمدند.

مدیریت افراد

جنبه دیگر مدیریت دانش، مدیریت افراد است. این جنبه ناظر بر مدیریت دانش ضمنی است. مدیریت افراد مستلزم مدیریت دانشی است که افراد با مجموعه پیچیده‌ای از مهارت‌ها و توانایی دارند و در فرآیند‌های سازمانی به کار می‌گیرند. برای اینکه بتوان افراد را مدیریت کرد، باید ارزش‌های فرهنگی و اجتماعی، رفتار، انگیزه‌ها و علاقه‌مندی‌های آن‌ها را در نظر داشت.

این افراد بخشی از دانش سازمان را به صورت ضمنی دارا هستند. اگر در مدیریت آن‌ها موفق شویم، می‌توانیم دانش‌های جدیدی را که به تنهایی با مدیریت اطلاعات ممکن نبودند، خلق کنیم.

ملزومات مدیریت دانش

برای اینکه بتوان مدیریت دانش را به طور کامل اجرایی کرد، باید درک درستی از ملزومات آن داشت. مدیریت دانش چهار الزام اساسی دارد:

۱- مدیریت همه سطوح سازمانی

مهم‌ترین جزء مدیریت دانش، تعهد اجرای آن در تمام سطوح سازمانی از مدیران ارشد تا پایین‌ترین رده‌ها است. این تعهد برای موفقیت هر سیستم مدیریت دانشی ضروری است. باید رفتارهایی که به توسعه و گسترش دانش افراد سازمان می‌انجامند، تشویق شوند. برای شروع، مدیران رده بالا می‌توانند شخصا با آموزش و انتقال دانش و تجربه خود به دیگران، آغازگر این مسیر باشند.

بهترین راه برای ارتقا مدیریت دانش و تبیین اهمیت استراتژیک آن، ارائه مثال‌هایی از رفتار ایده‌آل و برهمکنش با تمام اجزای سازمان است.

از سویی، ساختارهای مالی، فنی و انسانی برای مدیریت دانش باید ایجاد شوند. یک راه برای انجام این کار، ایجاد دپارتمان مدیریت دانش و تعیین مدیر دانش (Chief Knowledge Officer) در سازمان است. وظایف این دپارتمان شامل توسعه فناوری‌های مدیریت دانش، جمع‌آوری، طبقه‌بندی و نظارت بر استفاده از دانش سازمان است.

۲- زیرساخت

تمامی سیستم‌های مدیریت دانش نیازمند سطح خاصی از فناوری و زیرساخت هستند. فرآیند‌های سازمانی و تجاری هر روز پیچیده‌تر می‌شوند. از این روی جهت مدیریت دانش باید ابزارهای مناسبی برای توزیع اطلاعات در سازمان و ایجاد ارتباط بین افراد، وجود داشته باشند.

برای مثال ایجاد یک تالار گفتگوی اینترنتی برای افراد سازمان، ابزاری مفید است. در این تالار گفتگو، موضوعات گوناگون دسته‌بندی می‌شوند. افراد می‌توانند در این تالار گفتگو سوالات خود را بپرسند و متخصصین و افراد دیگری که قبلا به نحوی با آن‌ها درگیر بودند، پاسخ‌های مناسب را بدهند. این تالار گفتگو می‌تواند ابزاری برای ارتباط مستقیم تمامی افراد سازمان با متخصصین و مدیران نیز باشد.

۳- افراد و فرهنگ

بحث‌های زیادی در مورد مهم‌ترین جزء مدیریت دانش وجود دارد. به نظر برخی از تحلیل‌گران، فناوری مهم‌ترین جزء مدیریت دانش است. برخی دیگر، افراد را مهم‌ترین جزء می‌دانند. هر دو این‌ اجزا برای موفقیت سیستم مدیریت دانش مهم هستند. اما موفقیت یک سیستم مدیریت دانش به فاکتورهای فراوانی بستگی دارد و یکی از مهم‌ترین فاکتورها، مدیریت موثر افراد و فرهنگ سازمانی است.

به اشتراک‌گذاری دانش ضمنی با دیگران، برای موفقیت یک سیستم مدیریت دانش ضروری است. از این روی، در مدیریت دانش، نه تنها باید منابع و فرآیندها مورد توجه قرار گیرند بلکه افرادی که این دانش را خلق می‌کنند نیز باید لحاظ شوند. برای اینکه افراد و فرهنگ سازمانی را به صورتی موثر مدیریت شوند، ممکن است لازم باشد ساختار سازمانی را باز تعریف کنیم، فرهنگ سازمانی را مهندسی کنیم و اقداماتی در حوزه منابع انسانی سازمان انجام دهیم.

۴- ایجاد سیستم مدیریت محتوا

سیستم‌های مدیریت محتوا، دربرگیرنده دارایی‌های اطلاعاتی سازمان هستند و برای تولید و مدیریت اطلاعات دیجیتال استفاده می‌شوند. سیستم مدیریت محتوا می‌تواند ابزارهایی برای به اشتراک‌گذاری مقالات و نظرات افراد باشد. برای مدیریت، طبقه‌بندی، جمع‌آوری و جستجوی اطلاعات و تحلیل آن‌ها در تالارهای گفتگو آنلاین، سیستم مدیریت محتوا باید ابزارهای مناسب را داشته باشد.

مدیریت دانش، نفع همگانی

تمرکز اصلی مدیریت دانش در سازمان، ایجاد یک ارتباط مناسب بین افراد سازمان برای انتشار دانش و تجربه آن‌ها با یکدیگر است. وجود این بستر، ارتباط بخش‌های گوناگون سازمان را با یکدیگر تسریع می‌کند. مثلا وجود ارتباط بین مدیریت طراحی محصولات، بخش پشتیبانی مشتریان و فروشنده‌ها، می‌تواند تصویر بهتری برای تولید محصول مناسب‌تر را در آینده فراهم آورد. ارتباط مدیران و متخصصین با تمامی کارکنان باعث ایجاد درک متقابل بین آن‌ها می‌شود. تمامی این نکات می‌توانند به‌تنهایی بازدهی کاری سازمان و افراد را بالا ببرند. هر چه سازمان بزرگ‌تر باشد، وجود یک سیستم مدیریت دانش ضروری‌تر خواهد بود.

منبع: سایت تجارت نیوز